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Los empleadores siguen recibiendo avisos desagradables del IRS en los que los amenazan con “Pagos de Responsabilidad Compartida del Empleador” (“ESRP” o “ Employer Shared Responsibility Payments”). Estas multas se imponen al empleador que no ofrezca una cobertura de salud grupal que cumpla con los requisitos y asequible para un porcentaje suficiente de sus empleados cuando un empleado al que no se le ofrezca una cobertura asequible que cumpla con los requisitos obtiene una cobertura subsidiada por impuestos a través del “mercado” federal.
En nuestra experiencia, y con solo unas pocas excepciones, estos avisos de multas no se generan por una verdadera violación de las reglas, sino por informes incompletos o incorrectos en los Formularios 1094-C o 1095-C del IRS, que son los formularios de informes que los grandes empleadores utilizan para reportar la cobertura de salud que ofrecen a los empleados.
A menudo, el empleador delega la responsabilidad de preparar estos formularios a su proveedor de nómina o a una empresa consultora. Los empleadores deben revisar estos formularios antes de entregarlos. Por ejemplo: ¿el formulario tiene marcada la casilla correspondiente que indica que se ofreció cobertura a los empleados? Hemos visto numerosas multas “ESRP” evaluadas basado en formularios que declaran que no se ofreció cobertura cuando, de hecho, el empleador sí había ofrecido cobertura. Los empleadores deben buscar otros errores obvios, como información incongruente, casillas de verificación sin marcar, espacios en blanco sin llenar, etc.
Todos conocemos el objetivo de sencillamente “entregar el formulario a tiempo”, pero unos pocos minutos de revisión pueden ahorrar horas de inspeccionar viejos formularios, correcciones, etc. Y eso es suponiendo que va a tener acceso a los expedientes necesarios cuando el IRS por fin emita su aviso, lo que puede constituir un desafío si cambia de proveedor de nómina en el ínterin (un común escenario que encontramos).
Los empleadores no deben ignorar los avisos del IRS con respecto a las multas “ESRP”. En nuestra experiencia, el IRS está sorprendentemente dispuesto a cooperar para resolver estas multas. Si se comunica con ellos, rápidamente otorgan extensiones para responder y le brindan todas las oportunidades para evitar la multa. Nuestras interacciones recientes con el IRS indican que lo están buscando es que usted brinde incluso un bajo nivel de pruebas de que su empresa les ofreció a los empleados el debido seguro de salud a precios asequibles. Esté lista para ofrecer estas pruebas junto con expedientes completos y precisos.
Quizá el IRS se tarde meses en responder a su respuesta, pero cuanto antes tome medidas para “salirse del radar” del IRS para mandarle avisos cada vez más urgentes, mejor.
Si bien el IRS parece ser reacio a imponer multas, o “assess” (“evaluar”) como dicen en el mundo del IRS, ignorar los avisos deja al IRS sin ninguna otra opción. La “evaluación” de los pagos “ESRP” desencadena una serie de actividades en el IRS dirigidas a cobrar de veras esas multas. Pero sin tener al menos alguna evidencia de cumplimiento, el IRS evaluará la multa y hará lo necesario para cobrarla. Esa actividad lo puede poner nervioso, interferir con las relaciones crediticias (las evaluaciones del IRS pueden evitar que un prestatario obtenga nuevo financiamiento y causar un incumplimiento de pago de algunos préstamos existentes) y, en general, distraerlo de su negocio principal, y ni hablar del efecto económico si su empresa finalmente tiene que pagar el “ESRP”. Además, el proceso de resolver una multa después de una evaluación puede ser más complicado e incluso tener que litigarlo.
Lo alentamos a que tome las medidas necesarias cada año ANTES de presentar los formularios para asegurarse de que estén correctos y así evitar todo el posible proceso de multas por pagos “ESRP”.
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